Conditions de vente de ROC ÉCRINS

(en référence au code du Tourisme en vigueur)

INSCRIPTION

L’inscription à l’un de nos séjours implique l’adhésion à l’association, offerte.
Vous avez la possibilité de vous inscrire en ligne à nos séjours en remplissant le formulaire de pré-inscription.
Votre réservation ne sera effective que dans la limite des places disponibles selon le nombre de participants mentionné sur la fiche technique du séjour et après validation de la part de notre guide référent.
Par la pré-inscription en ligne et le premier règlement effectué à réception du contrat de réservation, le participant reconnait avoir pris connaissance de la fiche technique, des conditions de vente, ainsi que des garanties proposés par les assurances que nous proposons.

Pour les groupes constitués, chaque participant doit remplir une fiche d’inscription.
Pour les comités d’entreprise et les associations, le responsable doit remplir une fiche d’inscription à son nom ou au nom de la structure qu’il représente et remplir la fiche de renseignements « groupe », signée par tous les participants.

CONTRAT DE RÉSERVATION

Suite à la validation de votre inscription de notre part, nous vous envoyons un contrat de réservation. Il présente le détail de votre réservation ainsi que le calendrier et les modalités de règlement.
A réception de ce contrat, vous disposez de 4 jours pour effectuer le règlement de l’acompte. L’inscription définitive n’est prise en compte qu’à réception du paiement de l’acompte. Toute modification (options hors assurances) dans la réservation doit nous être communiquée avant la date de règlement du solde. Aucune modification dans la réservation ne sera acceptée après le règlement du solde.

MODALITÉS DE RÈGLEMENT

Acompte de 30% à régler à réception de votre contrat de réservation.
Le solde devra être réglé 45 jours avant la date de départ, sauf mention contraire sur la fiche technique du séjour et le contrat de réservation, comme en cas de prestataire extérieur type bateau, nécessitant un règlement à 90 jours du départ. Tout retard de paiement du solde sera considéré comme annulation et pourra entraîner les retenues précisées dans les présentes conditions.
Dans le cas d’une inscription à moins de 45 jours avant le départ, le montant total de la réservation devra être réglé à réception du contrat de réservation suivant les modalités qui y figurent.

MODES DE PAIEMENT ACCEPTÉS

Virements, chèques bancaires, chèque vacances, espèces.

INFORMATION APRÈS INSCRIPTION

Vous recevez une confirmation d’inscription à réception de votre acompte.
Après le règlement du solde et au plus tard 10 jours avant votre départ, vous recevrez un dossier de séjour comportant tous les renseignements utiles et indispensables pour effectuer votre séjour (heures et lieux exacts de rendez-vous, coordonnées de l’encadrant, coordonnées de l’hébergement du premier soir...)

PRIX

Conformément à l’article L 211-12 du code du Tourisme, les prix indiqués sur la fiche technique sont révisables pour tenir compte des variations suivantes : coût des transports (lié au coût du carburant ou des remontées mécaniques), modification de programme, redevances et taxes (atterrissage, débarquement, embarquement), taux de change appliqués aux voyages et séjours considérés, taxe de séjour. Ces variations peuvent entraînés le réajustement des prix publiés au plus tard 20 jours avant le départ.

FORMALITES ADMINISTRATIVES ET INFORMATIONS

Vous devez nous communiquer obligatoirement vos noms, prénoms et date de naissance tels qu’ils figurent sur votre passeport ou carte nationale d’identité que vous emporterez avec vous lors de votre séjour

Les formalités administratives et sanitaires délivrées par ROC ÉCRINS concernent les ressortissants français. Les participants d’autre nationalité doivent s’informer auprès des ambassades et consulats compétents. Il appartient à tous les participants de vérifier qu’ils sont en possession des documents de voyage nécessaires, en conformité avec les informations transmises par les organismes officiels.

PARTICULARITES DE NOS STAGES ET SÉJOURS

Chaque participant doit se conformer aux consignes données par l’encadrement, ROC ÉCRINS ne pourra être tenu pour responsables des incidents, accidents ou dommages corporels qui pourraient résulter d’une initiative personnelle imprudente. Durant le séjour, les participants s’engagent à respecter les consignes de sécurité données par l’encadrant. Les itinéraires de nos séjours montagne peuvent être vertigineux par endroit et exposés aux risques naturels : chutes de pierres, crevasses, avalanches... Les conditions météorologiques ainsi que les conditions de la montagne peuvent rendre la réalisation du programme prévu impossible car trop dangereuse. Nous essayons d’anticiper au mieux afin de prendre les meilleures décisions mais dans tous les cas, notre priorité ira toujours à la sécurité. Dans ce cas, nous pouvons être amené à substituer un moyen de transport à un autre, un hébergement à un autre, et à modifier l’itinéraire prévu. Le participant ne pourra pas les refuser pour motifs valables. En revanche, si les prestations acceptées sont de qualité inférieure, la différence de prix sera remboursée par ROC ÉCRINS, dès le retour. S’il ne peut être proposé de prestation de remplacement ou si celle-ci sont refusées pour motif valable, nous assurerons le retour du passager, sans supplément de prix.

Toute interruption volontaire du stage ou séjour de votre part n’ouvre droit à aucun remboursement, de même qu’une exclusion décidée par l’encadrement du stage ou du voyage, pour niveau insuffisant ou non respect des consignes de sécurité.

LOCATION DE MATÉRIEL

ROC ÉCRINS vous propose un service de réservation de matériel en location dans des magasins partenaires. Ce matériel est sous l’entière responsabilité des participants pendant toute la durée de la location. En cas de vol, casse ou perte, le participant devra s’acquitter du prix de remplacement de ce matériel. Il en est de même pour le matériel loué ou prêté par ROC ÉCRINS.

ANNULATION

De la part du participant : Toute annulation de la part du participant avant le départ, doit nous parvenir par email ou par lettre recommandée avec accusé de réception. C’est la date de réception de cette lettre ou email qui sera retenue pour le calcul des frais d’annulation.

Selon la date de votre annulation, il vous sera appliqué les retenues suivantes (sauf conditions d’annulation particulières à certains séjours (précisés sur les fiches techniques) :

  • à plus de 60 jours du départ : 20% du montant du total du voyage avec un minimum de 60 euros par personne
  • de 60 à 31 jours : 25% du montant total du voyage
  • de 30 à 21 jours : 50% du montant total du voyage
  • de 20 à 16 jours : 75% du montant total du voyage
  • à moins de 15 jours : 100% du montant total du voyage

Le montant des assurances souscrites n’est pas remboursable de même que les frais de visa, de pré-acheminement que vous auriez engagés pour votre stage ou voyage. Ces frais non remboursable ne sont pas pris en compte par votre éventuelle assurance annulation.

Si vous devez annuler votre participation, vous pouvez nous proposer une personne pour vous remplacer si elle remplit les mêmes conditions. Même dans ce cas, toutes les réservations qui seraient déjà engagés en votre nom propre vous seront facturés. Vous êtes tenus de nous en informer entre 15 et 30 jours avant le départ par lettre recommandée ou email avec accusé de réception.

De notre part : nos stages et voyages sont soumis à un nombre minimal de participants. Si nous devons annuler un séjour par manque de participants ou bien pour des raisons indépendantes de notre volonté, vous serez averti au plus tard :

  • 20 jours avant la date du départ pour les séjours de plus de 6 jours
  • 7 jours avant la date du départ pour les séjours de 2 à 6 jours
  • 48 heures avant le début du séjour pour les séjours de 2 jours ou moins

Vous pourrez alors :

  • soit annuler votre participation et obtenir le remboursement des sommes versées, sans aucune indemnité compensatoire.
  • soit accepter une modification du séjour (prix, itinéraire, prestations)
  • soit accepter un séjour de substitution organisé par ROC ÉCRINS ou par l’un de nos partenaires.

ASSURANCES

Nous ne saurions nous substituer à la responsabilité civile individuelle de chacun. Il est donc indispensable de posséder une Responsabilité Civile pour participer à nos stages et voyages.
Il est OBLIGATOIRE d’être couvert en assistance rapatriement – secours et recherche pour participer à nos stages et séjours. Il appartient au participant de vérifier, avant son inscription, les risques pour lesquels il est déjà couvert.

Chaque participant a la possibilité de souscrire les contrats d’assurance EUROP ASSISTANCE auprès de ROC ÉCRINS :

  • L’ assurance « ASSISTANCE » couvrant le rapatriement, les frais de secours et de recherche, représente 2,3% du prix du séjour.
  • L’assurance « ANNULATION » couvrant l’annulation et la perte de bagages, représente 3,7 % du séjour.
  • Si vous achetez les deux assurances EUROP ASSISTANCE, vous serez couvert en interruption de séjour.

Concernant l’assurance ANNULATION que nous proposons, nous attirons votre attention sur le fait que lors de l’instruction d’un dossier, l’assureur ne prend pas en compte le caractère sportif de nos séjours.

D’autre part et à titre d’exemple, voici une partie des motifs et circonstances pour lesquels l’assurance intervient :

  • maladie grave (état pathologique dûment constaté par un docteur en médecine interdisant formellement de quitter le domicile et nécessitant des soins médicaux et la cessation absolue de toute activité professionnelle)
  • accident grave (événement soudain et fortuit atteignant toute personne physique, non intentionnel de la part de la victime, provenant de l’action soudaine d’une cause extérieure et lui interdisant tout déplacement par ses propres moyens)
  • décès, licenciement économique, destruction des locaux professionnels ou privés...
  • (livrets des garanties de nos contrats d ’assurances fourni avec nos fiches techniques et disponibles sur le site de ROC ÉCRINS)

Attention, l’assurance annulation ne peut être souscrite que le jour de l’inscription.
Aucune modification ne sera possible une fois l’assurance souscrite.

NB : pour pouvoir souscrire ces assurances, vous devez avoir votre domicile en Europe Occidentale ou dans les DOM. Est considéré comme domicile votre lieu principal et habituel d’habitation figurant comme domicile sur votre avis d’imposition sur le revenu. Par Europe Occidentale, on entend les pays suivants : Allemagne, Andorre, Autriche, Belgique, Danemark, Espagne, Finlande, France Métropolitaine, Gibraltar, Grèce, Irlande, Italie et Iles, Liechtenstein, Luxembourg, Principauté de Monaco, Norvège, Pays- Bas, Portugal, Royaume-Uni, Saint-Marin, Suède et Suisse. Par DOM, on entend : la Guadeloupe, la Guyane, la Martinique, Mayotte et la Réunion.

Si le participant ne désire pas souscrire à notre assurance rapatriement – secours et recherche, nous lui demandons de nous communiquer une attestation de sa propre assurance précisant le montant maximum de couverture pour les frais d’évacuation.

LITIGES

Toute réclamation, sauf cas de force majeure, relative au voyage doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai d’un mois après la date du retour. A défaut de réponse satisfaisante dans les 60 jours suivant votre courrier,vous pouvez saisir le médiateur du tourisme et du voyage sur le site : www.mtv.travel